Công Ty Cổ Phần Nha Khoa Quốc Tế Sing tuyển dụng Nhân Viên Hành Chính

Chịu trách nhiệm quản lý công việc hành chính hàng ngày, cung cấp các dịch vụ hành chính cho các phòng ban, thực hiện công việc văn thư lưu trữ, lễ tân, kiểm soát các chi phí hành chính hiệu quả.

1. Yêu cầu công việc

1.1. Dịch vụ hành chính

• Tư vấn hành chính: trả lời, hướng dẫn, cung cấp thông tin mảng hành chính cho khách hàng, đối tác.
• Thực hiện các thủ tục: làm hộ chiếu visa, đặt vé máy bay, phòng cho BGĐ và CBNV công tác (nếu cần)...
• Nhận thông tin và tổ chức các hoạt động công đoàn: thăm ốm, hiếu/hỉ,... trong nội bộ công ty
• Khánh tiết: Tham gia vào việc lên kế hoạch, tìm kiếm và đề xuất nhà cung cấp tổ chức các hoạt động gắn kết CBNV trong công ty: teambuilding, Trung Thu, các dịp lễ khác (nếu có).
• Cung cấp các dịch vụ văn phòng khác: VPP, đồ dùng văn phòng, y tế, ăn uống, vệ sinh, lễ lạt...

1.2. Hướng dẫn, kiểm soát và thực hiện các quy định về văn phòng

• Quy định sử dụng con dấu
• Quy định 5S và các nội quy về văn phòng, kho
• Nội quy phòng họp, tiếp khách...
• Các nội quy chung khác trong Nội quy chung (trang phục, diện mạo, dịch tễ...)

1.3. Công tác văn thư, lưu trữ

• Tiếp nhận và gửi công văn đi/đến.
• Lưu trữ theo quy định (hồ sơ Công ty, văn bản pháp lý, hợp đông dịch vụ, VPP, công văn đi đến,...).
• Cập nhật, theo dõi và xử lý hồ sơ lưu trữ.
• Quản lý con dấu, đóng dấu văn bản.

1.4. Quản lý mảng tạp vụ

• Phân công công việc cho tạp vụ.
• Kiểm tra việc hoàn thành công việc của tạp vụ.

1.5. Quản lý, kiểm soát chi phí hành chính hiệu quả

• Theo dõi, tạm ứng và thanh toán các chi phí hành chính chung phát sinh trong tháng và cung cấp các số liệu cần thiết của các bộ phận khi có yêu cầu.
• Tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh báo giá và đàm phán với các đối tác cung cấp dịch vụ cho công ty.
• Kiểm soát các chi phí được xây dựng và duyệt theo định kỳ hoặc phát sinh.
• Chủ động tối ưu hóa các chi phí và đề xuất các Phương án sử dụng chi phí hiệu quả.

1.6. Công tác nhân sự (chưa có kinh nghiệm được đào tạo)

• Hỗ trợ công tác xuất công, phản hồi công.
• Hỗ trợ công tác gửi phiếu lương, phản hồi công và lương.
• Thực hiện các thủ tục liên quan tới công tác BHXH.
• Cập nhật thông tin nhân sự và trạng thái hợp đồng.
• Thực hiện các thủ tục Ký kết/Tạm hoãn/Thanh lý/Chấm dứt HĐLĐ; điều chuyển nội bộ; bổ nhiệm.
• Thường xuyên cập nhật thay đổi tăng, giảm lao động (Cập nhật các thông tin về Lý lịch, công tác, bằng cấp, thông tin về lương và BHXH, thông tin về số ngày nghỉ phép, nghỉ chế độ).
• Theo dõi NLĐ hết thời gian thử việc để Thông báo làm Đánh giá lao động sau thời gian thử việc tiến tới ký kết HĐLĐ chính thức.
• Trực tiếp quản lý Hồ sơ lao động của CBNV một cách khoa học, hiệu quả.

• Thu nhập: 8,000,000đ - 10,000,000đ
• Được hưởng đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và 12 ngày nghỉ phép hàng năm.
• Thưởng cuối năm theo kết quả kinh doanh.
• Giảm giá các dịch vụ tại phòng khám nha khoa cho cán bộ nhân viên và người thân từ 10% – 50% (tùy loại dịch vụ).
• Cơ hội phát triển nghề nghiệp và thăng tiến.
• Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và hỗ trợ phát triển cá nhân.

2.1 Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp cao đẳng, đại học chuyên ngành quản trị nhân lực, kinh tế, hoặc các ngành liên quan.
• Không có kinh nghiệm được đào tạo, ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm ở vị trí tương đương từ 06 tháng trở lên.
• Sử dụng mức cơ bản các công cụ tin học văn phòng Word, Excel, Google Sheet.

2.2. Phẩm chất, tính cách

• Chăm chỉ, cẩn thận, tỉ mỉ.
• Nhanh nhẹn, linh hoạt.
• Cầu tiến.